Privacyverklaring Atletiekvereniging Scheldesport
Atletiekvereniging Scheldesport, gevestigd aan Zuiderparklaan 20, 4532 LS Terneuzen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in onderhavige privacyverklaring.
Contactgegevens
Adres accommodatie: Zuiderparklaan 20, 4532 LS Terneuzen
Postadres: Postbus 1057, 4530 GB Terneuzen
Mail: info@avscheldesport.nl
Website: www.avscheldesport.nl
Persoonsgegevens die wij verwerken
Atletiekvereniging Scheldesport verwerkt persoonsgegevens van haar leden (bij aangaan van lidmaatschap vereniging) en/of persoonsgegevens door persoon zelf verstrekt (bijvoorbeeld bij inschrijving en deelname aan wedstrijden).
Hieronder een overzicht van persoonsgegevens die wij verwerken:
Bij aangaan van lidmaatschap:
- voor- en achternaam
- geslacht
- geboortedatum
- geboorteplaats
- adresgegevens
- telefoonnummer(s)
- email adres
- bankrekeningnummer
Bij inschrijving wedstrijden:
- voor- en achternaam
- geslacht en/of (leeftijds-)categorie
- geboortedatum
- emailadres
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Atletiekvereniging Scheldesport verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens (indien van toepassing):
- gegevens van personen jonger dan 16 jaar
Onze website en/of vereniging heeft niet de intentie gegevens te verzamelen ver verenigingsleden die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij formeel toestemming hebben van ouders of verzorgers/voogd.
Als er de overtuiging is dat Atletiekvereniging Scheldesport persoonlijke gegevens heeft verzameld over een minderjarige, buiten toestemming om, wordt verzocht contact op te nemen via secretaris@avscheldesport.nl
Ongewenste informatie wordt verwijderd/vernietigd binnen 3 werkdagen.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Atletiekvereniging Scheldesport verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- aanmelding lidmaatschap bij Atletiekunie (www.atletiekunie.nl)
- verwerking lidmaatschap bij Atletiekvereniging Scheldesport: ledenadministratie en contributieheffing
Geautomatiseerde besluitvorming
Atletiekvereniging Scheldesport neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerking besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid/vrijwilliger van Atletiekvereniging Scheldesport) tussen zit.
Atletiekvereniging Scheldesport gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:
- Banster ledenadministratie: voeren van ledenadministratie, indeling in categorieën met koppeling aan hoogte contributie, emailadres ten behoeve van individueel contact of verenigingsberichtgeving
- (https://banster.nl)
- Administratie Atletiekunie (www.atletiekunie.nl): aanmelden lidmaatschap t.b.v. licentie, verzekering tijdens wedstrijden en trainingen
- TimeTronics (www.timetronics.be) : wedstrijdprogramma t.b.v. wedstrijduitslagen, registratie wedstrijdresultaten, ‘live results’, vermelding op website van Atletiekvereniging Scheldesport
- Atletiek.nu (www.atletiek.nu): wedstrijdorganisatie, online inschrijven, kalender en uitslagen van wedstrijden, genereren startlijsten
Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren
Atletiekvereniging Scheldesport bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor genoemde gegevens worden verzameld.
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens:
- ledenadministratie: na beëindiging van het lidmaatschap worden alle gegevens aan het einde van het kalenderjaar verwijderd uit de systemen Banster en administratie Atletiekunie
- deelname wedstrijden: gegevens m.b.t. deelname aan wedstrijden worden uiterlijk 5 werkdagen na de wedstrijd uit de systemen TimeTronics en administratie Atletiekunie verwijderd, tenzij de wedstrijdleiding anders beslist (bijvoorbeeld behoud gegevens t.b.v. een recordprestatie registratie)
- uitslagen gepresenteerd op de website worden 1 jaar na het einde van het (baan/weg/cross) seizoen verwijderd van de website
correspondentie met Atletiekvereniging Scheldesport:
- poststuk: wordt geregistreerd in postlijst/extranet (beveiligd domein, bestuur) en blijft in archief bewaard
- mailbericht: wordt na afhandeling verwijderd
- foto/video materiaal: worden na 1 jaar van de website verwijderd en opgeslagen in (digitale) archief
Delen van persoonsgegevens met derden
Atletiekvereniging Scheldesport verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.
Atletiekvereniging Scheldesport zal persoonsgegevens uitsluitend verstrekken aan derden indien dit voortvloeit uit de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in opdracht van Atletiekvereniging Scheldesport, sluiten wij een bewerkersovereenkomst af om te zorgen voor een adequaat niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.
Atletiekvereniging Scheldesport blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Cookies of vergelijkbare technieken
Cookies of vergelijkbare technieken worden niet door Atletiekvereniging Scheldesport gebruikt.
Inzage en/of mutatie van persoonsgegevens
Leden van Atletiekvereniging Scheldesport hebben recht op inzage in hun persoonsgegevens, kunnen deze laten corrigeren of verwijderen. Leden hebben het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door Atletiekvereniging Scheldesport en hebben het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dit betekent dat leden een verzoek kunnen indienen om de persoonlijke gegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar de persoon zelf of een vastgestelde derde (persoon, organisatie) te sturen. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van toestemmingsverklaring of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar secretaris@avscheldesport.nl
Het verzoek zal binnen 3 werkdagen geeffectueerd worden.
Ter verificatie van bovenstaand verzoek wordt verzocht bij de aanvraag een kopie van identiteitsbewijs mee te sturen. NB. verzocht wordt om in deze kopie de foto, MRZ (machine readable zone i.e. de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart te kleuren. Dit ter bescherming van privacy.
Atletiekvereniging Scheldesport wil erop wijzen dat er de mogelijkheid is een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens).
Hiervoor is de volgende link van toepassing:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Atletiekvereniging Scheldesport neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens moeten zgn. datalekken gerapporteerd worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens als er kans is op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van de persoonsgegevens. Datalekken moeten binnen 72 uur gemeld worden aan betrokkenen. Deze meldplicht is alleen vereist indien de inbreuk zal resulteren in een groot risico voor de rechten en vrijheden van het individu.
Mocht de idee zijn dat persoonsgegevens niet goed (genoeg) beveiligd zijn, of dat er aanwijzingen zijn van ongeoorloofd gebruik, neem graag contact op met secretaris@avscheldesport.nl
Bestuur Atletiekvereniging Scheldesport
Terneuzen, 31-05-2018
Mailadres secretariaat: secretaris@avscheldesport.nl
mobiel: 06 5124 1304
